Habilitetssjekk i anskaffelser — slik gjør du det riktig

Habilitetsvurdering er lovpålagt for alle som deltar i offentlige anskaffelser. Likevel fant Riksrevisjonen at dokumentasjon manglet i over en tredjedel av Statsbyggs kontrollerte innkjøp. Her er en praktisk guide til hvordan du gjør habilitetssjekken riktig.

Hva er habilitetssjekk i en anskaffelse?

En habilitetssjekk er en systematisk gjennomgang av om personer som deltar i en anskaffelsesprosess har bindinger til leverandørene som kan påvirke deres upartiskhet. Forvaltningsloven §§ 6–10 krever at enhver offentlig tjenestemann vurderer sin egen habilitet.

I praksis betyr dette å sjekke om medlemmer av evalueringskomitéen har roller, eierskap, familietilknytning eller andre relasjoner til tilbyderne i konkurransen.

Når skal habilitetssjekken gjøres?

Habilitetsvurderingen bør gjøres i to steg:

1. Ved oppstart av anskaffelsen — en overordnet vurdering av kjente relasjoner når evalueringskomitéen settes sammen.
2. Etter mottak av tilbud — en formell sjekk når de konkrete tilbyderne er kjent. Dette er det kritiske tidspunktet, fordi du nå vet hvem du må sjekke mot.

Hva skal sjekkes?

Forvaltningsloven § 6 definerer to kategorier av inhabilitet:

Automatisk inhabilitet (§ 6 første ledd)

Du er automatisk inhabil dersom du:

• Selv er part i saken
• Er i slekt med en part (barn, foreldre, søsken, ektefelle/samboer)
• Er verge eller fullmektig for en part
• Er leder eller styremedlem i et selskap som er part

Skjønnsmessig inhabilitet (§ 6 annet ledd)

Du kan være inhabil dersom det foreligger «andre særegne forhold» som er egnet til å svekke tilliten til din upartiskhet. Eksempler:

• Nært vennskap med nøkkelpersoner hos en tilbyder
• Tidligere arbeidsforhold hos en tilbyder
• Økonomiske interesser (aksjer, lån, samarbeid)
• Deltakelse i utarbeidelse av kravspesifikasjon

Slik gjør du habilitetssjekken i praksis

Steg 1: Registersjekk

Kryssjekk evalueringskomiteens medlemmer mot tilbydernes registrerte roller i Brønnøysundregistrene. Dette avdekker styreroller, daglig leder-verv, varamedlemskap og andre formelle posisjoner.

Tips: Denne sjekken kan automatiseres. Prøv Habilit gratis — du legger inn navn og org.nr., og får resultatet på sekunder.

Steg 2: Egenerklæring

Registersjekken fanger kun formelle roller. For å dekke familietilknytning, vennskap, tidligere arbeidsforhold og andre personlige relasjoner, må hvert komitémedlem fylle ut en egenerklæring.

En god egenerklæring stiller spørsmål knyttet til hvert av grunnlagene i forvaltningsloven § 6, for hver tilbyder i konkurransen.

Steg 3: Dokumentasjon

Resultatene av habilitetssjekken og egenerklæringene skal dokumenteres og arkiveres sammen med anskaffelsessaken. Dette er det Riksrevisjonen fant mangelfullt hos Statsbygg — ikke selve sjekken, men dokumentasjonenav at den var gjort.

Vanlige feil

• Sjekk bare ved oppstart, ikke etter tilbudsåpning — du vet ikke hvem tilbyderne er før tilbudene er åpnet.
• Stoler kun på selvrapportering — folk husker ikke alltid alle sine roller, og noen kan ha ukjente koblinger.
• Manglende dokumentasjon — gjør sjekken, men dokumenterer den ikke. Uten dokumentasjon kan ikke habilitet etterprøves.
• Glemmer fratrådte roller — en person som nettopp har gått av som styreleder kan fortsatt være inhabil.

Konsekvenser av manglende habilitetssjekk

Dersom en inhabil person har deltatt i en anskaffelsesbeslutning, kan vedtaket være ugyldig. Dette kan føre til:

• Klager fra forbigåtte tilbydere
• Krav om ny evaluering eller ny konkurranse
• Erstatningskrav
• Medieopmerksomhet og omdømmeskade
• Tilsyn fra Riksrevisjonen eller Statsforvalteren

Oppsummering

En god habilitetssjekk kombinerer automatisk registersjekk med egenerklæring og dokumenterer alt. Med riktige verktøy tar det minutter, ikke timer.